Структура бухгалтерского аппарата

К предпосылкам рациональной организации бухгалтерского учета относятся:

• четкая структура бухгалтерского аппарата;

• распределение обязанностей между сотрудниками;

• схема документооборота;

• выбор формы бухгалтерского учета;

• организация рабочего места и др.

Структура бухгалтерий зависит от характера деятельности организации, количества филиа-лов, подразделений, от объема и уровня автоматизации учетных работ. В зависимости от указанных факторов установлено несколько типов структурного построения бухгалтерий.

К первому типу построения можно отнести бухгалтерию, состоящую из секторов. Числен-ность каждого сектора составляет несколько человек, каждый сектор возглавляет бухгалтер. Это простое построение бухгалтерии. Схематично структуру бухгалтерского аппарата можно представить следующим образом (рис. 5).

Рис. 5. Структура бухгалтерского аппарата первого типа

В таких бухгалтериях возможно создание сектора учета товарных операций, сектора учета расчетных операций, общего сектора. Учет может вестись как вручную, так и с применением машин. Выполнение счетных работ массового характера в одном секторе дает возможность усилить контроль за этими операциями и упростить увязку взаимоконтролируемых показателей.

Ко второму типу структурного построения относятся более крупные бухгалтерии. Они подразделяются на отделы, а внутри некоторых отделов создаются группы. Структура учетного аппарата второго типа может быть представлена так (рис. 6).

Рис. 6. Структура бухгалтерского аппарата второго типа

В таких бухгалтериях, например, отдел учета товарных операций имеет группу учета товаров и тары на складах, группу учета товаров и тары в розничных торговых предприятиях, группу учета транзитных операций.

Следует заметить, что руководящая роль главного бухгалтера при многоступенчатости построения бухгалтерии становится затруднительной.

Для сравнительно небольшой организации характерна двухстепенная форма построения аппарата бухгалтерии – это структура третьего типа. Однако в отличие от первого типа деление счетного аппарата производится не только на секторы или отделы, но выполнение определенных видов хозяйственных операций имущества или обязательств поручается отдельным исполнителям в лице бухгалтера или внутреннего аудитора и т.п. Схематично это выглядит следующим образом (рис. 7).

Рис. 7. Структура бухгалтерского аппарата третьего типа

Деление аппарата на отделы, секторы, конкретных исполнителей зависит от объема учетных работ, специфики деятельности. При этом в силу недостаточности объема работ по учету однородных операций зачастую отдельным исполнителям вменяется в обязанность учет разнообразных операций.

Кроме четкой структуры бухгалтерского аппарата к предпосылкам рациональной организации учета относится распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии, что требует внимательного подхода со стороны главного бухгалтера, учета индивидуальных особенностей и знаний исполнителей.

Возможен пооперационный принцип распределения труда между сотрудниками отделов. Так, например, один работник отдела принимает отчеты с документами от материально ответственных лиц, второй указывает цифры корреспондирующих счетов, третий вводит информацию в компьютер и т.д. В основе этого принципа лежит деление работы по однородности технических приемов. Наряду с известными достоинствами пооперационное разделение труда между бухгалтерами отделов может привести к обезличке, уменьшению ответственности при исполнении учетных работ. Однако такая система создает возможность для специализации рабочих мест, применения поточных методов и сокращения затрат времени на выполнение учетных работ.

Функциональное разделение работ в противоположность пооперационному позволяет иметь полное представление о ходе учетных работ, приближает к учитываемым объектам, создает условия для полной и равномерной загрузки каждого счетного работника. Однако при таком распределении работ требуется больше квалифицированных работников.

Распределение обязанностей между сотрудниками бухгалтерии находит выражение в должностных инструкциях организации, разработка которых – важный этап в планировании учетных работ.