Курс: Организация бухгалтерского учета на предприятии

Раскрываются особенности анализа состояния и эффективности использования основных фондов предприятий. Описаны основные методы анализа движения оборотного капитала. Раскрываются организационные и экономические факторы несостоятельности и банкротства предприятий, а также основные мероприятия их финансового оздоровления.

ДИДАКТИЧЕСКИЙ ПЛАН

Основы организации бухгалтерского учета. Общие принципы построения бухгалтерского учета на предприятии. Стадии (этапы) бухгалтерского учета. Организация бухгалтерского учета на предприятии. План организации бухгалтерского учета на предприятии. Утверждение рабочего плана счетов. Порядок проведения инвентаризации. Порядок осуществления контроля.

Классификация документов. Понятие документа. Оформление операций документами. Значение документов в бухгалтерском учете. Признаки классификации бухгалтерских документов. Виды бухгалтерских документов. Составление первичного документа. Обязательные и дополни-тельные реквизиты документов. Схема документооборота.

Учетные регистры и их виды. Классификация регистров бухгалтерского учета по внешнему виду, по объему содержания и по последовательности записей. Книги (журналы), карточки и свободные листы. Контокоррентная форма регистров. Главная книга, журнал-ордер и ведомость. Способы исправления в учетных записях.

Формы бухгалтерского учета. Мемориально-ордерная, журнал-главная, журнально-ордерная и машиноориентированная формы учета для организаций малого предпринимательства. Схемы последовательности работы при различных формах бухгалтерского учета. Упрощенная схема бухгалтерского учета. Книга учета расходов и доходов субъектов малого предпринимательства.

Функции и структура бухгалтерского аппарата. Права и обязанности главного бухгалтера. Должностные обязанности бухгалтера. Распределение учетной работы. Структура бухгалтерского аппарата. Различные типы структуры бухгалтерского аппарата. Должностные инструкции.

Общие принципы построения бухгалтерского учета на предприятиях

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий и элементов (слагаемых) построения учетного процесса с целью получения достоверной и своевременной информации о хозяйственной деятельности предприятия и осуществления контроля за рациональным использованием имущества предприятия. Основными слагаемыми системы организации бухгалтерского учета являются первичный учет и документооборот, инвентаризация, план счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности, организация материальной ответственности, учетная политика предприятия.

Общими принципами организации бухгалтерского учета являются:

- государственное регулирование бухгалтерского учета (Правительством РФ, Минфином России и другими ведомствами). Государство определяет общие принципы организации и ведения бухгалтерского учета, состав, содержание, сроки и адресаты представления бухгалтерской отчетности, хозяйственных субъектов, обязанных вести бухгалтерский учет, их права, обязанности и ответственность;

- сочетание государственного регулирования бухгалтерского учета с предоставлением прав предприятию в организации и ведении бухгалтерского учета;

- обеспечение аналитичности данных бухгалтерского учета, позволяющей выявить резервы повышения эффективности производства;

- постоянное совершенствование учетного процесса, методологии и техники бухгалтерского учета, научной организации труда бухгалтерских работников;

- применение общих принципов управления, включая принципы программно-целевого управления, научную организацию труда.

Стадии (этапы) учетного процесса

Учетный процесс проходит несколько стадий (этапов). На первой стадии ведут текущее наблюдение, производят измерение и регистрацию хозяйственных операций. Эти части учетного процесса органически связаны между собой и в совокупности составляют документирование операций.

На второй стадии проводятся систематизация и группировка учетной информации, содержащейся в первичных учетных документах. Эти части учетного процесса органически связаны между собой: происходит техническая обработка информации, содержащейся в первичных документах, ее систематизация в соответствии с требованиями организации бухгалтерского учета, управления и текущего контроля. Здесь немаловажное значение имеет также группировка учетной информации в форме, пригодной как для целей внутреннего управления, так и для внешних пользователей.

На обеих стадиях учетного процесса реализуются контрольные функции аппарата бухгалтерии – проводится предварительный, текущий и последующий контроль, включая проверку достоверности содержащейся в документах информации и качества учетных данных на основе периодически проводимых инвентаризаций имущества и обязательств.

Третья стадия учетного процесса заключается в составлении установленных форм бухгалтерской (финансовой) отчетности на основе данных бухгалтерского учета. Бухгалтерская (финансовая) отчетность представляет собой совокупность показателей, приведенных в определенную систему и характеризующих производственно-хозяйственную деятельность предприятия (организации) и его имущественное и финансовое положение за определенный период (квартал, полугодие, год).

Наконец, четвертой стадией учетного процесса является использование учетной и отчетной информации в анализе финансово-хозяйственной деятельности предприятия (организации).

Организация бухгалтерского учета на предприятиях (в организациях)

В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и отчетности в РФ ответственность за организацию бухгалтерского учета возложена на руководителя предприятия (организации). Он должен создать необходимые условия для правильного ведения бухгалтерского учета, обеспечить обязательное выполнение всеми подразделениями и службами, а также работниками, имеющими отношение к учету, требования главного бухгалтера в части порядка оформления и представления для учета документов и сведений.

Бухгалтерский учет на предприятии осуществляется бухгалтерией, являющейся ее самостоятельным структурным подразделением (службой), или централизованной бухгалтерией, возглавляемой главным бухгалтером. При отсутствии бухгалтерской службы бухгалтерский учет и составление отчетности могут производиться аудиторской фирмой или специалистом на договорных началах.

Основными предпосылками рациональной организации бухгалтерского учета являются:

• изучение положений, указаний, инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности, а также организационных и производственных особенностей организации;

• определение объема и характера учетной работы;

• установление структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями организации.

Изучение положений, указаний, инструкций и других регламентирующих документов по учету и отчетности необходимо для обеспечения научной организации бухгалтерского учета, соблюдения законодательства, соответствия методологии учета в данной организации методологии учета, установленной для всех организаций, что обеспечит единообразие учетных и отчетных данных в масштабах отраслей и всего народного хозяйства.

В процессе выявления организационных и производственных особенностей организации необходимо выяснить ее организационную структуру, взаимосвязь отдельных частей, их территориальное расположение, ознакомиться с особенностями технологии производства, планами организации и т.п. Знание этих особенностей работы организации позволит определить сведения и сроки, необходимые для обеспечения контроля за хозяйственной деятельностью, содержание внутренней отчетности, объекты учета для записи их в соответствующие регистры, формы документов и регистров, порядок их составления, обработки и утверждения, установить документооборот.

Для определения объема и характера учетной работы, необходимого прежде всего для установления штата аппарата бухгалтерии и распределения работ между отдельными сотрудниками, составляют перечень всех учетных операций, подлежащих выполнению за месяц, и устанавливают норму времени выполнения каждой операции.

При установлении структуры аппарата бухгалтерии и форм его связи с отдельными частями предприятия необходимо решить вопрос о централизации или децентрализации учета.

При централизации учета учетный аппарат предприятия сосредоточен в главной бухгалтерии, в ней же осуществляется ведение всего синтетического и аналитического учета на основе первичных и сводных документов, поступающих из отдельных подразделений организации (цехов, отделов и др.). В самих подразделениях осуществляют лишь первичную регистрацию хозяйственных операций.

При децентрализации учета учетный аппарат рассредоточен по отдельным производственным подразделениям организации, где осуществляется синтетический и аналитический учет и составляются балансы и отчетность заводов, цехов или отделов. Главная бухгалтерия в этом случае составляет сводный баланс и отчеты по организации, а также осуществляет контроль за постановкой учета в отдельных подразделениях организации.

Централизация учета обеспечивает более действенное руководство и контроль со стороны главного бухгалтера, позволяет целесообразнее распределить труд между работниками учета, более эффективно использовать счетные машины. Поэтому децентрализация учета допускается лишь в очень крупных организациях.

В некоторых организациях применяют частичную децентрализацию учета, при которой законченный бухгалтерский учет в подразделениях не ведется и баланс не составляется.

Таким образом, аппарат бухгалтерии – это учетный аппарат, который организует и ведет бухгалтерский учет на предприятии, является самостоятельным структурным подразделением и не может входить в состав других отделов и их объединений, возглавляемый главным бухгалтером, а в тех предприятиях, где по штату должность главного бухгалтера не предусмотрена – старшим бухгалтером.

Для обеспечения рациональной организации бухгалтерского учета большое значение имеет разработка плана его организации.

План организации бухгалтерского учета состоит из следующих элементов:

- рабочего плана счетов бухгалтерского учета;

- плана документации;

- плана инвентаризации и методов оценки видов имущества и обязательств;

- правил документооборота и технологии обработки учетной информации;

- порядка осуществления контроля за хозяйственными операциями, а также других решений, необходимых для организации учета.

Рассмотрим эти основные элементы (направления) и назовем альтернативные способы по каждому из них.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета составляется на основе установленного Министерством финансов РФ Плана счетов, применяемого на территории Российской Федерации.

Формы первичных документов, по которым не предусмотрены типовые формы, а также формы документов для внутренней бухгалтерской отчетности. Федеральный закон «О бухгал-терском учете» обязывает принимать к учету первичные документы, если они составлены по установленной форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие реквизиты:

• наименование документа;

• дату составления документа;

• наименование организации, от имени которой составлен документ;

• содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

• наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

• личные подписи указанных лиц.

В соответствии с учетной политикой организация может использовать или типовые формы первичных документов, содержащиеся в альбоме унифицированных форм первичной учетной документации, или формы документов, разработанные организацией для внутренней бухгалтерской отчетности.

Порядок проведения инвентаризации и методы оценки видов имущества и обязательств.
В соответствии с Федеральным законом «О бухгалтерском учете» организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств. Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

Проведение инвентаризации обязательно:

• при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;

• перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;

• при смене материально ответственных лиц;

• при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;

• в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

• при реорганизации или ликвидации организации;

• в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

Правила документооборота и технология обработки учетной информации. Графики документооборота и обработки учетной информации, а также должностные инструкции являются составными частями плана организации бухгалтерского учета. График документооборота определяет объем, последовательность выполняемых учетных работ, сроки выполнения, конкретных исполнителей и позволяет устранить возможность дублирования, определить точки пересечения взаимоконтролируемых показателей, равномерно распределять занятость бухгалтеров в учетном процессе.

График технологии обработки учетной информации содержит сведения о назначении документов (с приведением кода формы и наименования), количестве экземпляров, должностных лицах, которым передается документ; сроке (число, месяц), коде документа, который представляется в бухгалтерию; выполняемых работах по бухгалтерской обработке документа; здесь же указывается код формы и наименование регистра, составляемого на основании документа, формы отчетности.

Подготовленные графики утверждают руководители организации и доводят их до всех структурных подразделений и исполнителей.

Порядок осуществления контроля за хозяйственными операциями, а также другие решения, необходимые для организации бухгалтерского учета. Контроль за хозяйственными операциями может осуществлять или самостоятельное структурное подразделение, наделенное контрольными функциями, или квалифицированный специалист, или специализированная профессиональная организация на договорной основе, или лично руководитель организации.

Под самостоятельным контрольным структурным подразделением организации понимается служба внутреннего аудита. Это подразделение представляет собой профессиональный контрольный орган, наделенный правом проводить по инициативе руководителей организации и от их имени финансовые и иные проверки в головном предприятии, филиалах и дочерних предприятиях.

В задачи сотрудников внутреннего аудита могут входить: проверка бухгалтерской информа-ции с точки зрения ее полноты, достоверность юридической обоснованности; организация инвентаризаций, взаимных и встречных проверок, контроль за затратами, анализ информации управленческого характера, финансового состояния, представление руководителям организации результатов анализа и т.д. Главная цель службы внутреннего контроля – способствовать эффективной работе организации, укреплению ее финансового положения.

Альтернативой внутреннему аудиту является внешний аудит, который проводится специалистами профессиональной аудиторской организации (или самостоятельно работающим аудитором).

Основные направления учетной политики, подлежащие раскрытию в составе бухгалтерской отчетности, перечислены в Положении по бухгалтерскому учету «Учетная политика органи-зации», утвержденном приказом Минфина России от 09.12.98 № 60н.

Главный бухгалтер обеспечивает контроль за движением имущества и выполнением обязательств. Поэтому от четкой организации материальной ответственности зависит в дальнейшем вся постановка бухгалтерского учета в организации. Нормативным актом, регулирующим постановку материальной ответственности, является положение о материальной ответственности рабочих и служащих за ущерб, причиненный предприятию, организации.

При правильной организации материальной ответственности усиливается контроль за движением товарно-материальных ценностей, так как работник, получивший ценности под отчет и осуществляющий прием, хранение и отпуск этих ценностей, отчитывается за них перед бухгалтерией.

Работники, на которых на основании закона или договора возложена полная материальная ответственность за вверенные им ценности, несут обязанность по возмещению ущерба в связи с недостачей ценностей.

Договоры о материальной ответственности, согласно которым работник принимает на себя обязанность возмещать в полном объеме ущерб, причиненный им в результате недостачи вверенных ему ценностей, а администрация предприятия обязуется создавать работнику нормальные условия для хранения и выполнения необходимых операций с ценностями, могут быть заключены не со всеми работниками, а лишь с определенными лицами, указанными в специальном перечне должностей и работ.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

Бухгалтерский учет, осуществляющий сплошное и непрерывное наблюдение за разнообразными хозяйственными операциями, происходящими в организации, базируется на документах. Необходимость убедиться в правильности, целесообразности и законности совершения той или иной хозяйственной операции возникает не только в момент ее совершения, но и после того, как операция уже совершена. Для этого записи хозяйственных операций и их обобщение в учетных регистрах и отчетности должны быть соответствующим образом обоснованы и подтверждены документами.

Документом в бухгалтерском учете называется письменное свидетельство, подтверждающее совершение какой-либо хозяйственной операции или дающее право на ее совершение.

Оформление операций документами называется документацией. Документация представляет собой начальную стадию бухгалтерского учета. Таким образом, документация – это способ сплошного и непрерывного отражения хозяйственных операций с целью получения о них данных, требующихся для ведения текущего бухгалтерского учета и контроля за ними.

Ни одна хозяйственная операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующим документом. Документы составляются с соблюдением определенных требований, оформляются подписями лиц, участвующих в совершении операции, и имеют юридическую доказательную силу. Следовательно, бухгалтерский документ представляет собой свидетельство действительного совершения хозяйственной операции, а также права на ее совершение. Основанием для отражения информации о совершенных хозяйственных операциях в учете являются первичные документы.

Значение документов в бухгалтерском учете велико. Они являются источником сведений, необходимых для принятия управленческих решений, обеспечивают контроль за сохранностью материальных ценностей и денежных средств, имеют документальную (юридическую) силу при возникновении споров или предъявлении претензий и исков, являются источником информации о финансово-хозяйственной деятельности с целью анализа и контроля со стороны учредителей, Государственной налоговой службы, аудита. От достоверности, реальности и своевременности составления первичных документов зависит качество бухгалтерского учета.

Первичный документ составляется, как правило, в момент совершения операции или сразу после ее окончания на бланке типовой формы, отпечатанном типографским способом, заполненном от руки или созданном на машиночитаемых носителях информации. Оформляется документ, как правило, в нескольких экземплярах, свободные строки в нем обязательно прочеркиваются. Записи в первичных документах могут производиться чернилами, химическим карандашом, шариковой ручкой, при помощи пишущих машин, средств компьютеризации, что должно обеспечить сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве. Запрещается использовать для записей в документах простой карандаш.

Заполняют документы разборчиво и аккуратно, без исправлений, подчисток и помарок. Но если ошибка все же допущена, то исправления вносят следующим образом: неправильный текст или сумму зачеркивают так, чтобы можно было прочитать исправленное, а сверху над зачеркнутым пишут исправленный текст или сумму.

Исправление ошибки в первичном документе (за исключением кассовых и банковских) должно быть оговорено надписью «Исправлено», подтверждено подписью лиц, а также должна быть проставлена дата исправления. Такой способ исправления ошибки называется корректурным. Текст документа должен быть конкретным и четким, не допускать возможности его двойного чтения и каких-либо неясностей. Итоговые данные в первичных документах указывают цифрами и прописью, причем суммы прописью пишут с заглавной буквы, чтобы исключить возможность подделки документа.

Бланки форм первичных документов, отнесенные к бланкам строгой отчетности, должны быть обязательно пронумерованы.

Порядок составления первичных документов, отражения в них информации о хозяйственных операциях, их хранения и движения регламентирует Федеральный закон «О бухгалтерском учете». Ответственность за документальное оформление хозяйственных операций и сроки представления документов в бухгалтерию организации несет главный бухгалтер.

Содержание хозяйственных операций, отраженных в документах, очень разнообразно. Для придания документу юридической силы необходима полная характеристика совершаемой хозяйственной операции, определенный перечень показателей, которые называются реквизитами документа. Все реквизиты можно разделить на две группы: обязательные и дополнительные.

К обязательным реквизитам документа относят:

- наименование документа;

- дату составления документа;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

- наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц.

К дополнительным реквизитам документа относят:

- номер документа;

- основание для совершения хозяйственной операции.

В условиях компьютеризации бухгалтерского учета реквизиты первичных документов могут быть зашифрованы в виде кодов.

Руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером утверждает перечень лиц, имеющих право подписи первичных документов. Подписи лиц, ответственных за составление машиночитаемых первичных документов, могут быть заменены паролем или другим способом авторизации, позволяющим однозначно идентифицировать подпись соответствующего лица.

Разнообразие хозяйственных операций требует составления различных по своему содержанию и назначению документов, так как по каждой хозяйственной операции составляется свой документ. Правильному составлению и использованию документов в бухгалтерском учете способствует их классификация.

Под классификацией документов понимают их группировку по определенным признакам: по назначению, по содержанию, по способу отражения, по месту составления и обращения, степени использования средств вычислительной техники (табл. 1).

Таблица 1

Схема классификации бухгалтерских документов

По назначению документы подразделяются на распорядительные, оправдательные, бухгалтерского оформления и комбинированные.

Распорядительными документами называются такие документы, которые содержат распоряжение о выполнении той или иной хозяйственной операции. Их основное назначение – передача указаний руководящих работников непосредственным исполнителям. Многие операции совершаются только при наличии соответствующего распорядительного документа. К их числу относятся приказы, распоряжения, записи о приеме и увольнении с работы, об отпуске. Эти документы еще не содержат в себе подтверждения фактов совершения операций, поэтому сами по себе они не могут служить основанием для отражения операций в учете.

Оправдательными (исполнительными) документами называются документы, оформляющие уже произведенные операции, например расчетные ведомости по заработной плате, накладные, акты, счета-фактуры, квитанции, свидетельствующие о приеме ценностей, и т.п. Они составляются в момент совершения операций и подтверждают факт выполнения приказа или распоряжения.

Документами бухгалтерского оформления называются такие документы, которые создаются аппаратом бухгалтерии для подготовки учетных записей, а также для облегчения, сокращения и упрощения последних. Документы бухгалтерского оформления составляют в бухгалтерии на основании ранее оформленных распорядительных и оправдательных документов. Они предназначены для отражения бухгалтерских записей в учетных регистрах с целью ускорения учетного процесса. В этих документах нет распоряжения на проведение хозяйственной операции и нет подтверждения факта ее совершения. Например, расчет суммы претензии по иску, расчет износа основных средств и нематериальных активов, расчеты товарных потерь и т.д. К документам бухгалтерского оформления относятся также бухгалтерские справки. Они составляются в тех случаях, когда нужно перенести сумму с одного счета на другой, оформить закрытие счета, исправить ошибки, допущенные в учетных записях, и т.п. Необходимость в этом возникает довольно часто, и поэтому справки такого рода в бухгалтерской практике весьма распространены.

Комбинированными документами называются такие документы, которые сочетают призна-ки нескольких видов документов: распорядительных и оправдательных, оправдательных и документов бухгалтерского оформления и т.д. Они служат одновременно и распоряжением о выполнении данной операции, и оправданием ее выполнения, фиксируют совершенную операцию и в то же время содержат указание о порядке отражения ее в счетах. Например приходные и расходные кассовые ордера, расчетно-платежные ведомости, объявления о взносе наличных денежных средств на расчетный счет и т.д.

По порядку составления, содержанию различают первичные и сводные документы.

Первичными документами называются документы, которые отражают все хозяйственные операции непосредственно в момент их совершения. Они являются первым формальным доказательством того, что данные операции действительно выполнены. Примером первичного документа может служить приходный ордер. Он составляется при поступлении материалов на склад и свидетельствует о выполнении кладовщиком данного ему распоряжения об их приеме (табл. 2).

Таблица 2

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР

ПРИХОДНЫЙ ОРДЕР № 2

« 16 » апреля 200 2 г.

Наименование, сорт, размер, марка материал «С» .

Принял Филиппов Сдал Петров .

Сводными документами называются документы, составляемые на основе первичных документов, в которых отражаются операции, ранее уже оформленные соответствующими первичными документами. К сводным документам относятся авансовый отчет, ведомости распределения цеховых и общезаводских расходов и калькуляции. Авансовый отчет заполняется на основании первичных документов, где указываются все расходы, произведенные подотчетным лицом (форма авансового отчета № АО-1 введена в действие с 1 января 2002 г.) (табл. 3).

Таблица 3

Унифицированная форма № АО-1

Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике

от 01.08.2001 № 55

Утверждаю

Отчет в сумме Пять тысяч шестьсот руб. 00_коп.

Руководитель ______директор .

(должность)

_____________ ______Дорохов И.Н. .

подпись (расшифровка подписи)

« 10 » января 200 2 г.

Приложение четыре документов на четырех листах

Отчет проверен

К утверждению в сумме Пять тысяч шестьсот руб. 00 коп. ( 5600 руб. 00 коп.)

сумма прописью

Главный бухгалтер ________________ Борисов Л.П.

подпись расшифровка подписи

Бухгалтер _______________________ Петрова Т.А.

подпись расшифровка подписи

Остаток внесен в сумме 400 руб. 00 коп. по кассовому ордеру Перерасход выдан № 12 от «11» января 2002 г.

Бухгалтер (кассир)____ ____ Суханова Б.А. « 11 « января 2002 г.

Расписка. Принят к проверке от Иванова А.Б. авансовый отчет № 1.от « 09 « января 2002 г.

на сумму Пять тысяч шестьсот руб. 00 коп., количество документов 4 на четырех листах

Бухгалтер Петрова Т.А .

(подпись) (расшифровка подписи)

Продолжение табл. 3

Оборотная сторона формы № АО-1

Подотчетное лицо Иванов А.Б. .

подпись расшифровка подписи

К числу сводных документов относятся также расчетно-платежные ведомости по заработной плате или ведомости выпуска готовой продукции, различные внутренние отчеты (например отчет о движении материальных ценностей по складу) и др. Все эти документы обязательно содержат дополнительные данные, помимо тех, которые имеются в первичных документах, явившихся базой для их составления.

Итак, сводные документы служат, во-первых, для объединения данных первичных документов и получения укрупненных показателей и, во-вторых, для группировки данных первичных документов с целью получения дополнительных сведений об учитываемых операциях и отражения этих операций в новом разрезе. Следовательно, сводные документы используются как средство обработки исходных данных об операциях.

По способу охвата операций документы делятся на разовые и накопительные.

Разовые документы – это документы, отражающие одну или одновременного несколько хозяйственных операций, которые сразу же после составления передаются в бухгалтерию и могут служить основанием для бухгалтерских записей. Например приходный ордер по материалам, ведомости распределения расходов, калькуляции, накладные, приемосдаточные акты, кассовые ордера, денежные чеки и т.п.

Накопительные документы – это документы, служащие для оформления однородных операций, совершаемых на предприятии в разное время (за неделю, декаду, полмесяца), составляемые с целью уменьшения числа выписываемых документов по тем операциям, которые производятся на предприятии многократно в течение короткого времени. Например дневной заборный лист на отпуск сырья со склада или готовых блюд из производства, лицевые счета по заработной плате, табель учета рабочего времени, ведомость выполненных работ и т.п.

По месту составления документы делят на внутренние и внешние.

Внутренние документы – это документы, составляемые на предприятии, которыми оформляются хозяйственные операции, совершаемые только внутри предприятия. Эти документы не выходят за пределы предприятия, например расчетно-платежные ведомости, приходные и расходные кассовые ордера и др.

Внешние документы – это документы, составляемые вне данного предприятия, и ими оформляются операции, осуществляемые между предприятиями. Например счета, накладные, счета-фактуры контрагентов. Отдельные внутренние документы в результате совершаемых хозяйственных операций становятся внешними, например денежные чеки, платежные поручения. При заполнении внутренних документов достаточно указать только обязательные реквизиты, а при составлении внешних документов необходимо еще добавить дополнительные реквизиты документов для полноты характеристики хозяйственной операции.

По степени использования средств вычислительной техники при оформлении документов их подразделяют на документы, заполняемые вручную, частично заполненные на машинах
(т.е. документы, составленные на фирменных бланках) и полностью выполненные на машинах (расчетно-платежная ведомость, накладная, счет-фактура, инвентаризационная опись).

Составление документов является трудоемким процессом, и использование персональных компьютеров в бухгалтерском учете дает возможность заполнять документы полностью на машинах, что повышает производительность труда, способствует его научной организации.

Первичные документы должны быть своевременно переданы в бухгалтерию, где их проверяют и принимают к учету. Затем документы направляют в архив для хранения в течение определенного срока. Путь прохождения документа с момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом.

Четкая организация документооборота обеспечивает полноту и своевременность получения необходимой информации о работе предприятия и отдельных лиц, что повышает действенность бухгалтерского контроля. Документооборот регламентируется графиком, составление которого осуществляет главный бухгалтер. График утверждается приказом руководителя предприятия, после чего главный бухгалтер доводит его до всех структурных подразделений и исполнителей, связанных с составлением тех или иных документов. В табл. 4 приведена примерная схема графика документооборота (на примере составления документов по учету основных средств).

Таблица 4

Примерная схема графика документооборота

Для каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот, продолжительность которого зависит от организации бухгалтерского учета, специфики работы, уровня научной организации труда, степени компьютеризации учетных работ, величины предприятия и т.д. Однако для всех документов наряду с этим существуют общие этапы движения документов. Таких этапов в документообороте можно выделить пять:

• составление документа в момент совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

• передача документа в бухгалтерию, где контролируют своевременность и полноту сдачи их для учетной обработки;

• проверка принятых документов бухгалтером. Она осуществляется по форме (полнота и правильность оформления, заполнения реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей), а также включает в себя обязательную арифметическую проверку, которая может быть выполнена вычислительным центром или вычислительной установкой под контролем главного бухгалтера;

• обработка документов в бухгалтерии вручную или машинным способом. Прежде всего документы группируют по необходимым для бухгалтерского учета однородным признакам. Затем на каждом первичном документе указывают корреспондирующие счета, и суммы хозяйственных операций по бухгалтерским проводкам записывают в учетные регистры;

• сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров, форм отчетности.

Первичные документы, прошедшие обработку, должны иметь отметку, исключающую возможность их повторного использования: при ручной обработке – дату записи в учетный регистр, при компьютерной обработке – отметку исполнителя о вводе информации в компьютер. Все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

Один из путей совершенствования документооборота – сокращение количества выписываемых и обрабатываемых документов за счет применения накопительных и многострочных документов, удобного расположения реквизитов, широкого применения унифицированных документов.

Унификация документов представляет собой установление единой формы первичных документов для отражения в них однородных хозяйственных операций. Постановлением Правительства РФ «О первичных учетных документах» на Государственный комитет Российской Федерации по статистике (ныне – Федеральную службу государственной статистики) возложены функции по разработке и утверждению альбомов унифицированных форм первичной учетной документации и их электронных версий. Федеральным органам исполнительной власти по согласованию с Госкомстатом России предоставлено право разрабатывать и внедрять специализированные формы первичных учетных документов на предприятиях.

Совершенствованию документации способствует стандартизация, под которой понимается установление единообразных форм, размеров и названия бухгалтерских документов. Стандартизация облегчает хранение документов в архиве, способствует его быстрому освоению, позволяет рационально использовать бумагу.

Совершенствовать документооборот можно за счет его рационализации, под которой понимается система мероприятий, способствующая сокращению количества лиц, участвующих в составлении документа, ликвидации бесполезной документации, применения прогрессивных форм организации учета, предварительного планирования документооборота.

Ускорение движения документов с целью получения своевременной и достоверной информации, необходимой для управления хозяйственной деятельностью, является одной из важнейших задач бухгалтерского учета.

В настоящее время большое значение имеет охрана экономической информации, содержащейся в документах предприятия, от конкурентов. Для ее защиты необходимо разработать и соблюдать схему движения охраняемой информации.

В процедуре идентификации используют пароли, обмен вопросами и ответами, ключи, магнитные карты, средства анализа индивидуальных характеристик сотрудника (голос, отпечатки пальцев, геометрические параметры рук или лица, специальные или конкретные суммы для аппаратуры). Только идентифицировав себя, сотрудник должен получить доступ к вычисли-тельной системе, где следует предусмотреть три уровня защиты аппаратуры, программного обеспечения и данных.

Защита на уровнях аппаратуры и программного обеспечения предусматривает защиту оперативной памяти, операционной системы, служебных и личных программ пользователей.

УЧЕТНЫЕ РЕГИСТРЫ И ИХ ВИДЫ

Для того чтобы получить необходимые показатели о хозяйственной деятельности, надо сведения об операциях, содержащиеся в документах, сгруппировать в соответствии с их экономическим содержанием и зарегистрировать. Такая регистрация осуществляется с помощью учетных регистров, обеспечивающих, кроме того, контроль за сохранностью документов и должностную обозримость отраженных в них данных.

Учетные регистры представляют собой листы бумаги, приспособленные для регистрации и группировки в них данных о наличии средств и операциях с ними, зафиксированных первичными носителями информации.

Применяемые в практике бухгалтерского учета регистры можно классифицировать по внешнему виду, по объему содержания и по последовательности записей.

По внешнему виду регистры бухгалтерского учета подразделяются на книги (журналы), карточки и свободные листы.

Книги (журналы) представляют собой сброшюрованные листы бумаги со специальным графлением, пронумерованные и заключенные в переплет. На обороте последней страницы за подписью главного (старшего) бухгалтера (или другого уполномоченного лица) делается надпись: «В настоящей книге всего пронумеровано … страниц (листов)». Например, в настоящее время регистры в виде книг применяются для учета кассовых операций (кассовая книга) (табл. 5).

Таблица 5

Журнал регистрации приходных и расходных ордеров

При большом объеме книги и значительном количестве учитываемых в ней различных объектов составляется оглавление, а в необходимых случаях – и перечень объектов в алфавитном порядке.

Карточки – это отдельные таблицы на плотной бумаге, применяемые в качестве регистров аналитического учета и хранящиеся в картотеке. При открытии карточек их регистрируют в специальном реестре.

Свободные листы представляют собой определенным образом разграфленные таблицы, предназначенные для записи хозяйственных операций, широко используемые для ведения ведомостей журналов-ордеров, машинограмм и магнитных носителей. Графление регистров (книг, карточек, свободных листов) зависит от их назначения, от формы бухгалтерского учета. По объему содержания учетные регистры подразделяются на регистры синтетического и анали-тического учета.

Регистры аналитического учета, предназначенные для учета расчетных операций, имеют контокоррентную форму (табл. 6).

Таблица 6

Контокоррентная форма регистров аналитического учета (руб.)

Для аналитического учета материальных ценностей служат карточки натурально-стоимостного учета (табл. 7).

Таблица 7

Карточка натурально-стоимостного учета (руб.)

По принципу группировки или последовательности записей регистры бухгалтерского учета подразделяются на хронологические, систематические и комбинированные.

Хронологические регистры – это документы, предназначенные для записи в хронологи-ческой последовательности исходя из времени выполнения той или иной хозяйственной операции, вне зависимости от ее содержания. Задача такой регистрации – обеспечить повседневный контроль за своевременным и полным отражением в учете всех без исключения хозяйственных операций. Примером хронологического регистра может служить приведенный ранее журнал регистрации, в котором в календарной последовательности дат отражаются хозяйственные операции и обосновывающие их документы.

Систематические регистры – это документы, предназначенные для записи в определенной группировке однородных хозяйственных операций за определенное время (например за месяц). Такая регистрация позволяет проследить за состоянием и движением отдельных видов хозяйст-венных средств и источников их формирования. К систематическим регистрам относят Главную книгу, в которой группируются обороты из журнала-ордера соответствующих счетов за год
(табл. 8).

Таблица 8

Вид Главной книги

Счет № ______________________

Комбинированные регистры – это документы, приспособленные для одновременной записи хозяйственных операций в хронологическом и систематическом порядке. К таким регистрам следует отнести прежде всего некоторые журналы-ордера, в которых запись производится одновременно в хронологическом и систематическом порядке, а также ведомости (табл. 9, 10).

Таблица 9

Журнал-ордер по кредиту счета 60 (руб.)

Таблица 10

Ведомость по дебету счета 60 (руб.)

Для аналитического учета различных затрат, подлежащих обобщению в нескольких направлениях, целесообразно применять карточки и таблицы многографной формы.

При ведении учета по журнально-ордерной форме учета аналитический и синтетический учет зачастую совмещаются в единой системе записей. В частности, журнал-ордер по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» наряду с аналитическими данными о расчетах с каждым из поставщиков в отдельности дает и синтетическое обобщение этих расчетов в пределах синтетического счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».

Техника записи в учетные регистры подчинена форме и назначению учетного регистра. Одни регистры предназначены для линейной записи, другие – для линейно-позиционной, третьи – для шахматной записи.

Линейная запись – это способ учета, при котором каждая операция полностью отражается записью по одной горизонтальной строке, содержащей все необходимые данные о совершенной операции и больше не дополняемой.

Линейно-позиционная запись – это способ учета, при котором каждая операция отражается по одной горизонтальной строке, но не полностью, записи, отражающие ее продолжение и завершение впоследствии по позициям, дополнительно вписываются в ту же строку, но в соответствующие графы. Например, поступление материалов и соответствующее образование задолженности поставщикам отражено по горизонтальной строке, но дата погашения задолженности поставщику этого материала будет проставлена по этой же строке лишь тогда, когда сумма задолженности будет ему перечислена.

Шахматная запись – это способ учета, при котором каждая операция отражается только один раз, соблюдение принципа двойной записи и сокращение вдвое объема учетных работ по «разноске» хозяйственных операций в учетные регистры обеспечиваются помещением суммы записи в прямоугольнике, образуемом пересечением строки дебитуемого и графы кредитуемого счета.

Способы исправления в учетных записях. Исправление ошибок в учетных регистрах осуществляется корректурным способом, способом дополнительных проводок и способом «красное сторно».

Корректурный способ применяется в тех случаях, когда ошибка не затрагивает корреспонденции счетов или она быстро обнаружена и не отразилась на итогах учетных записей. Сущность данного способа состоит в том, что ошибочный текст или сумма зачеркивается и над зачеркнутым пишут правильный текст или сумму. Зачеркивание производят тонкой линией так, чтобы можно было прочесть зачеркнутое. При этом зачеркивается все число, если даже ошибка допущена только в одной цифре. Исправление ошибки оговаривается и подтверждается: в документах – подписями лиц, подписавших документ; в учетных регистрах – подписью лица, производящего исправление. Оговорку об исправлении делают на полях или в конце страницы, записывая в ней «исправлено» и правильный текст или сумму.

Способ дополнительных проводок применяется в тех случаях, когда в бухгалтерской проводке и в учетных регистрах указана правильная корреспонденция счетов, но преуменьшена сумма операции. Для исправления такой ошибки на разность между правильной и преуменьшенной суммами операции составляют дополнительную бухгалтерскую проводку. Если, например, подотчетным лицам выдали из кассы 40 000 руб., а ошибочно записали 10 000 руб., то на разность между этими суммами – 30 000 руб. (40000–10000) нужно составить дополнительную проводку.

Если в учетных записях указана неправильная корреспонденция счетов, то для исправления ошибок применяется способ «красное сторно». Сущность данного способа состоит в том, что вначале ошибочная проводка повторяется в той же корреспонденции счетов, но запись проводится красными чернилами. После этого составляется новая проводка с правильной корреспонденцией счетов и записывается в регистры обычными чернилами. Исправление ошибочных записей способом «красное сторно» покажем на следующем примере.

Пример. В организации совершена следующая операция: из кассы выдано подотчетным лицам 40 000 руб. Начальное сальдо сч. 50 «Касса» = 100 000.

Ошибочно была составлена проводка:

При проверке записей на счетах ошибка была обнаружена (дебетовать нужно не на счет расчетов по оплате труда, а на счет подотчетных лиц). Для снятия ошибочной записи неправильную проводку повторяют красными чернилами и записывают ее в учетные регистры:

1б) Дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» 40 000 руб.

Кредит счета 50 «Касса»

На счетах эти суммы будут отражены следующим образом.

Счет 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

Счет 50 «Касса»

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Способ «красное сторно» применяют для исправления ошибок и в тех случаях, когда корреспонденция счетов не нарушена, но преувеличена сумма операции. Для исправления такой ошибки составляют вторую сторнировочную проводку на разность между преувеличенной и правильной суммами операции.

Способ обратных записей заключается в том, что неправильно указанные счета меняются местами и новые обороты арифметически устраняют старые, ошибочные. Однако обратные записи, создавая искусственные обороты, заведомо завышают обороты реальные.

ФОРМЫ БУХГАЛТЕРСКОГО УЧЕТА

Ведение бухгалтерского учета требует использования всех видов учетных регистров, разной последовательности и различных способов записей в них.

Форма бухгалтерского учета – это сочетание различных видов учетных регистров, объединяемых общей структурой их построения, техникой и последовательностью производимых в них записей.

Структура регистров, взаимосвязь между ними, техника исполнения – таковы признаки, определяющие особенности форм бухгалтерского учета.

В настоящее время наиболее распространены мемориально-ордерная, журнал-главная, журнально-ордерная, машино-ориентированная формы учета для организаций малого предпринимательства.

Мемориально-ордерной форма бухгалтерского учета – это система бухгалтерского учета, при которой на основании первичных или сводных (накопительных группировочных) документов составляются мемориальные ордера, в которых приводится краткое содержание записи, сумма операции и корреспонденция счетов (табл. 11).

Таблица 11

Образец мемориального ордера

Мемориальные ордера могут оформляться и непосредственно на документах, для чего на последних ставят оттиск специального штампа, либо отводят особое место в формах типографских бланков.

Мемориальный ордер – документ бухгалтерского оформления, содержащий указание записать хозяйственную операцию на соответствующих счетах бухгалтерского учета. Во всех случаях мемориальный ордер сопровождает документы. Затем мемориальные ордера записы-ваются в регистрационный журнал.

Регистрационный журнал – учетный регистр хронологической записи, применяемый при мемориально-ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров.

Форма регистрационного журнала содержит порядковый номер мемориального ордера, его дату и общую сумму произведенных в нем записей. Ведение регистрационного журнала позволяет сопоставлять сумму операций, получивших отражение в мемориальных ордерах, с итогом записей по синтетическим счетам, а также контролировать сохранность мемориальных ордеров и документов (табл. 12).

Таблица 12

Регистрационный журнал за апрель _____ г.

Данные мемориальных ордеров после их регистрации вносятся в Главную книгу – основной регистр синтетического учета, построенный по синтетическим счетам первого порядка. По дебету и кредиту каждого счета отражаются дата и номер мемориальных ордеров, суммы по корреспондирующим счетам и их итоги (табл. 13).

Таблица 13

Лист Главной книги по счету 10 «Материалы»

Дебет счета 10 Кредит счета 10

Параллельно в бухгалтерии ведутся записи в регистрах аналитического учета, а по окончании месяца составляются оборотные ведомости по аналитическим счетам. Итоговые данные по каждой оборотной ведомости аналитического учета должны совпадать с соответствующими показателями оборотной ведомости по синтетическим счетам. В свою очередь, итоги дебета и кредита по оборотной ведомости синтетического учета должны быть равны итогу по регистрационному журналу.

Последовательность работы при мемориально-ордерной форме учета может быть представ-лена схемой, приведенной на рис. 1.

Условные обозначения

запись

сверка

Рис. 1. Последовательность работы при мемориально-ордерной форме учета

Мемориально-ордерная форма учета отличается строгой последовательностью учетного процесса, простотой и доступностью учетной техники, при ней широко используются стандартные формы аналитических регистров, счетные машины, копировальный способ регистрации. Кроме того, при ней легко осуществлять разделение учетной работы между квалифицированными и менее квалифицированными работникам.

Недостатками мемориально-ордерной формы учета являются:

• трудоемкость учета, вызываемая прежде всего многократным дублированием одних и тех же записей (в мемориальном ордере, регистрационном журнале, синтетических и аналитических регистрах);

• отрыв аналитического учета от синтетического, громоздкость аналитического учета, он часто отстает от синтетического;

• формы регистров аналитического учета зачастую не содержат показателей, необходимых для контроля, анализа хозяйственной деятельности и составления отчетности.

В связи с этим учет имеет сравнительно низкое познавательное значение, а для составления отчетности приходится производить выборку и группировку данных текущего учета. В настоящее время мемориально-ордерная форма учета применяется в сравнительно небольших организациях.

Вариантом мемориально-ордерной формы является форма Журнал-Главная. Она широко распространена в сравнительно небольших по объему деятельности предприятиях – совхозах, колхозах, а также в бюджетных учреждениях, жилищно-эксплуатационных конторах и других организациях.

Единственное существенное отличие формы Журнал-Главной от мемориально-ордерной формы – в структуре регистра синтетического учета, где на одном развороте листа объединяются хронологическая и систематическая записи. Этот регистр ведется обычно в книге, которая называется Книгой главных счетов или Журнал – Главной книгой (табл. 14).

Таблица 14

КНИГА ГЛАВНЫХ СЧЕТОВ (ЖУРНАЛ-ГЛАВНАЯ)

Первые три колонки книги отведены для хронологической регистрации хозяйственных операций. Они точно соответствуют структуре регистрационного журнала. Остальная часть разворота листа книги отведена для систематической записи по всем синтетическим счетам.

В случае значительного числа счетов, которое не может быть помещено на одном развороте, предусматриваются вкладыши. Для каждого счета отводятся две колонки – дебетовая и кредитовая.

Журнал-Главная книга открывается записями остатков в первой строке по всем счетам на
1 января. Общий итог дебетовых остатков, равный общему итогу остатков по кредиту, проставляется в колонке «Сумма по мемориальным ордерам». Затем отражаются все операции за месяц. В конце месяца подсчитываются итоги месячных оборотов по всем счетам и выводятся остатки на первое число следующего месяца. Наличие этих данных, собранных вместе, освобожяает от необходимости составления оборотной ведомости по синтетическим счетам.

Сверка синтетического учета с аналитическим и заполнение таблицы баланса могут быть сделаны непосредственно по данным книги Журнал-Главной. Запись операций в Журнал – Главную книгу делается на основе мемориальных ордеров, составляемых, как и при мемориально-ордерной форме, по данным накопительных и группировочных ведомостей или непосредственно по первичным документам.

Аналитический учет при этой форме также ведется в книгах. Сверка синтетического учета с аналитическим осуществляется и здесь при помощи оборотных ведомостей, а для составления отчетности делают выборки и дополнительные расчеты. Таким образом, техника ведения учета по форме Журнал-Главная ничем, кроме структуры регистра синтетического учета, не отличается от мемориально-ордерной формы.

Основным достоинством формы учета Журнал-Главной является структура книги Главных счетов, благодаря которой этот регистр становится наглядным и обозримым. Этому способствует и размещение счетов на одном развороте листа. Техника ведения учетной регистрации по книге Журнал-Главная не требует большой квалификации. Все эти преимущества и привели к широкому распространению данной формы, особенно на тех предприятиях, которые не располагают высококвалифицированными кадрами учетных работников.

Однако книга Журнал-Главная имеет и некоторые недостатки. При большом количестве счетов она становится громоздкой и неудобной в работе. Применение вкладышей затрудняет запись операций и приводит к увеличению числа ошибок, заключающихся в разноске сумм не в надлежащие счета. Поэтому число счетов, которое считается допустимым для ведения книги Журнал-Главная, не должно превышать 20–25. Что касается формы Журнал-Главная, то ей присущи все недостатки мемориально-ордерной формы.

Единая журнально-ордерная форма счетоводства разработана на основе единого Плана счетов бухгалтерского учета и предназначена для применения во всех отраслях народного хозяйства (промышленности, строительстве, снабжении, сбыте и др.).

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета – это система бухгалтерского учета, которая основана на использовании накопительных журналов-ордеров и вспомогательных разработочных таблиц для накапливания в них данных первичных документов о хозяйственных операциях.

Эта форма счетоводства основана на использовании принципа накапливания данных первичных документов в разрезах, обеспечивающих синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций, по всем разделам бухгалтерского учета.

Накапливание и систематизация данных первичных документов производится в учетных регистрах, которые дают возможность отразить все подлежащие учету средства и все хозяйственные операции по их использованию за отчетный месяц. Это исключает необходимость составления мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая запись хозяйственных операций осуществляется одно-временно, как единый рабочий процесс. Журнал хронологической регистрации хозяйственных оборотов не ведется.

Записи в накопительные регистры производятся в разрезе показателей, необходимых для руководства и контроля за финансово-хозяйственной деятельностью предприятия (хозяйственной организации), а также для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

Аналитический и синтетический учет осуществляется, как правило, совместно, в единой системе записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым видам расчетов, по которым имеется значительное количество лицевых счетов. Сохраняются инвентарные карточки или книги учета объектов основных средств, карточки или ведомости учета затрат на производство по калькулируемым объектам. В соответствии с этим оборотные ведомости оставляются только по расчетам, по которым ведутся карточки аналитического учета. Сохраняются сортовые сальдовые ведомости по учету материалов, сортовые (сальдовые или оборотные) ведомости по учету готовых изделий.

В единой журнально-ордерной форме счетоводства применяются, как правило, два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера и вспомогательные ведомости.

Журнал-ордер – учетный регистр хронологической регистрации, синтетического и в ряде случаев аналитического учета, применяемый при журнально-ордерной форме учета, записи в котором производятся по кредитовому признаку по мере поступления документов или итогами за месяц из накопительных ведомостей. Ниже приведена форма журнала-ордера по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» с дебетовой ведомостью к нему (табл. 15, 16).

Таблица 15

Журнал-ордер по кредиту счета 71 (руб.)

Таблица 16

Ведомость по дебету счета 71 (руб.)

Ведомость вспомогательная (накопительная) – учетный регистр, предназначенный для систематизации данных, содержащихся в первичных документах, записываемых общими итогами по счетам учета.

В целях обеспечения рациональной техники обобщения или группировки некоторых учетных данных кроме указанных регистров могут применяться специальные разработочные таблицы.

Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяются обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.

В основу построения журналов и вспомогательных ведомостей положен кредитовый признак регистрации хозяйственных операций по синтетическим счетам. Синтетические данные регистрируются по данным первичных документов только по кредиту соответствующих счетов, в корреспонденции с дебетуемыми счетами.

В порядке исключения кассовые операции, операции по расчетному и другим счетам регистрируются как по кредиту, так и по дебету счетов, предназначенных для учета указанных операций. Это необходимо для контроля и для того, чтобы не разобщать кассовые и банковские документы для записей в различных журналах-ордерах.

Во избежание дублирования записи в журналах-ордерах, в которых отражаются кредитовые обороты и корреспонденции с дебетом счетов 50 «Касса», 51 «Расчетный счет», производятся, как правило, по данным соответствующих ведомостей итогами за месяц.

Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в Главную книгу.

Принцип двойной записи, т.е. отражение хозяйственных операций одновременно на двух счетах, при ведении учета по журнально-ордерной форме сохраняется.

С применением журнально-ордерной формы во многих случаях отпадает необходимость в обособленном аналитическом учете. Однако если журналы-ордера и вспомогательные ведомости не могут обеспечить получение необходимых аналитических данных, то их учет ведется в особых регистрах.

Итоги каждого журнала-ордера переносятся в Главную книгу, которая несколько отличается от той, которую ведут при мемориально-ордерной форме учета. Ниже приводится образец Главной книги по счету «Материалы», применяемой при журнально-ордерной форме учета (табл. 17).

Таблица 17

Главная книга за ____ год

Счет 10 «Материалы» (руб.)

Данные текущего бухгалтерского учета ежемесячно обобщаются в Главной книге, являющейся синтетическим учетным регистром. Она предназначена для проверки правильности записей по счетам и для составления баланса. В ней обязательно должны быть показаны по каждому счету (или субсчету) сальдо на начало месяца, обороты за отчетный период и сальдо на конец месяца. Причем оборот по кредиту счета записывается одной суммой, а оборот по дебету отражается развернуто по корреспондирующим счетам. Это связано с тем, что кредитовый оборот по корреспондирующим счетам выявляется в журналах-ордерах, а дебетовый – в Главной книге.

Записи в Главную книгу производятся на основании тщательно проверенных и подписанных соответствующими работниками журналов-ордеров. С этой целью все журналы-ордера из различных отделов централизованной бухгалтерии передаются в отдел баланса и отчетности, который составляет Главную книгу. Ее следует вести в целом по организации, а также по крупным подразделениям, по которым необходимо составить баланс. Она является годовым учетным регистром. На каждый месяц отводится одна строка. Вначале из Главной книги за предыдущий год переносят сальдо на 1 января. Затем ежемесячно записывают обороты по дебету и кредиту счетов и выводят сальдо на каждое первое число. По тем счетам, по которым одновременно с журналом-ордером ведется ведомость, дебетовый оборот, выявленный в Главной книге, сверяется с данными соответствующих ведомостей.

Благодаря обобщениям при ведении Главной книги по форме, указанной выше, отпадает необходимость в составлении оборотной ведомости по счетам синтетического учета. Данные Главной книги, журналов-ордеров, накопительных и группировочных ведомостей используются для составления бухгалтерского баланса и отчетности.

Последовательность работы при журнально-ордерной форме учета схематически показана
на рис. 2.

Рис. 2. Схема последовательности работы при журнально-ордерной форме учета

Условные обозначения

запись

сверка

Сальдовый баланс составляется по данным Главной книги с использованием в необходимых случаях отдельных показателей из учетных регистров.

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту каждого синтетического счета (в корреспонденции с дебетуемыми счетами) производятся полностью в одном каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов. После перенесения итоговых данных из всех журналов-ордеров в Главную книгу в ней выявляются данные по дебету каждого счета.

Дебетовые обороты по счетам, по которым синтетический и аналитический учет ведется объединенно в единых регистрах, также находят отражение в журналах-ордерах, предназначенных для регистрации записей по кредиту этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту определенных синтетических счетов ведется и аналитический учет, содержат два раздела: один – для записи операций по кредиту счета (собственно журнал-ордер), другой – для отражения показателей аналитического учета.

Журналы-ордера, как правило, построены таким образом, что в них отражаются однородные по экономическому содержанию операции, а также операции, счетно связанные между собой. Поэтому некоторые журналы-ордера предназначены для отражения операций по кредиту нескольких синтетических счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию. В этом случае для каждого из них в регистре отведен раздел или графа.

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета обладает рядом преимуществ по сравнению с мемориально-ордерной:

1) данные первичных документов накапливаются и систематизируются в самих учетных регистрах, в связи с чем составлять мемориальные ордера не нужно;

2) хронологическая и систематическая регистрация совмещены и, следовательно, регистрационный журнал оказывается лишним;

3) аналитический и синтетический учет, как правило, объединены в единой системе записей, чем устраняется необходимость ведения аналитических счетов и составления по ним оборотных ведомостей;

4) журналы-ордера построены с учетом типовой корреспонденции счетов и показателей периодической отчетности, что облегчает группировку первичных документов и получение данных для составления месячной, квартальной и годовой отчетности.

К недостаткам журнально-ордерной формы учета следует отнести сложность и громоздкость построения журналов-ордеров, ориентированных на ручное заполнение данных и затрудняющих механизацию учета.

Предприятия, осуществляющие бухгалтерский учет по единой журнально-ордерной форме счетоводства, ведут его в зависимости от отраслевой принадлежности с применением регистров согласно перечню типовых форм, приведенному в приложении к письму Минфина России от 24.07.92 № 59 (приложение 1).

Организации могут самостоятельно приспосабливать применяемые регистры бухгалтерского учета к специфике своей деятельности при соблюдении общих методологических принципов, установленных Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Организации, применяющие единую журнально-ордерную форму счетоводства для небольших предприятий и хозяйственных организаций, могут группировать счета по отражению отдельных хозяйственных операций следующим образом (табл. 18).

Таблица 18

Группировка счетов по отражению отдельных хозяйственных операций
для небольших предприятий

Инструкции по применению единых журнально-ордерных форм счетоводства для предприятий и для небольших предприятий и хозяйственных организаций используются организациями при ведении регистров по тем разделам, которые отражают порядок учета их имущества, средств в расчетах и обязательств на счетах бухгалтерского учета согласно Плану счетов и Инструкции по его применению.

Машинно-ориентированные формы бухгалтерского учета. В настоящее время организации интенсивно оснащаются многофункциональными и проблемно-ориентированными мини-ЭВМ – компьютерами. Они позволяют накапливать данные непосредственно в традиционных учетных регистрах (карточках, свободных листах и др.) и на машинных носителях информации (диске, барабане, перфоленте, магнитной ленте и др.).

В общем виде данной форме учета свойственна такая последовательность обработки информации: машинный носитель информации – ЭВМ – машинограммы выходной информации.

Один из вариантов автоматизированной формы бухгалтерского учета представлен на рис. 3.