Учет кассовых операций

Кассовые операции – операции по приему и выдаче денег из касс предприятия, банка. Порядок хранения, расходования и учета денежных средств в кассе регулируется Положением Банка России № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации», а также Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40.

В соответствии с этими документами организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков и соблюдать кассовую дисциплину.

Кассовая дисциплина – выполнение предприятиями, организациями, учреждениями правил совершения приходных и расходных операций с наличными деньгами, обеспечение расходования денег из выручки, лимитов остатков касс, сроков сдачи выручки в банк, сберкассу или отделение связи. Организации могут иметь в своих кассах наличные деньги только в пределах лимитов, установленных банками по согласованию с руководителями организации. При необходимости лимиты остатков касс пересматриваются.

Установлено, что организации обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и в сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги сверх установленных лимитов только для оплаты труда, выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, – до 5 дней, включая день получения их в банке).

За накоплением наличных средств в кассах организаций сверх установленных лимитов обязаны следить обслуживающие их банки, которые, используя Рекомендации по осуществлению учреждениями банков проверок соблюдения организациями и учреждениями Порядка ведения кассовых операций, направляют сведения о соответствующих нарушениях в налоговые органы, для принятия мер финансовой и административной ответственности. Так, за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. № 1006 взимается штраф в трехкратном размере обнаруженной сверхлимитной кассовой наличности.

Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организаций с учетом особенностей режима его деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.

Чтобы обеспечить получение с расчетного счета в банке наличных средств в течение следующего квартала, организации необходимо представить в обслуживающий банк до начала текущего квартала кассовую заявку, в которой организация раскрывает источники поступления наличных денег и расходы, производимые за наличные деньги. Кассовая заявка подписывается руководителем и главным бухгалтером организации, подписи которых заверяются оттиском печати.

Образец заполнения кассовой заявки представлен на рис. 1.

Рис. 1. Образец заполнения кассовой заявки

Учреждением банка регулируется лимит наличных денег, которые организация может оставлять в качестве переходящего на следующий день кассового остатка. Для лимитирования кассового остатка организация представляет в банк на бланке соответствующей формы расчет требующейся суммы лимита. На основе решения банка закрепляется сумма лимита остатка кассы, а также разрешается (или нет) расходование выручки на выплату заработной платы, приобретение канцелярских товаров и хозяйственного инвентаря.

На рис. 2 представлен образец заполнения расчета требующейся суммы лимита.

Рис. 2. Образец заполнения расчета требующейся суммы лимита

В настоящее время указанием ЦБ РФ от 14.11.2001 г. № 1050-У в Российской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке в размере 60 000 руб. При этом под расчетами по одной сделке понимаются расчеты по одному или нескольким денежным документам по одному договору (совместное письмо ЦБ РФ от 02.07.2002 г. № 85-Т, МНС РФ от 01.07.2002 г. № 24-2-02/252).

Нарушение лимита расчетов грозит организации-плательщику штрафом в двухкратном размере суммы произведенного платежа.

При этом следует помнить, что неоприходование или неполное оприходование денежной наличности наказывается штрафом в трехкратном размере неоприходованной суммы.

Кроме того, на руководителей организаций, допустивших соответствующие нарушения Порядка ведения кассовых операций, налагается административный штраф в 50-кратном установленном законодательством размере минимальной месячной оплаты труда.

Помимо этого следует отметить, что 22 мая 2003 г. был принят Федеральный закон № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Этот закон распространяется на все наличные расчеты. Это значит, что теперь контрольно-кассовую технику (ККТ) должны иметь не только организации и предприниматели, работающие с населением, но и все остальные. То есть и те, кто за наличные средства реализует продукцию юридическим лицам. Кроме того, этим Законом должны руководствоваться банки.

В настоящее время (по состоянию на 1 марта 2006 года) порядок наличных расчетов без применения ККТ еще не определен, разработать его поручено Минфину, МНС и Центробанку. Возможно, приходный кассовый ордер приравняют к бланку строгой отчетности, и ККТ при наличных расчетах между организациями применять будет не нужно. А пока всем организациям, за исключением отдельных категорий хозяйствующих субъектов, перечень которых установлен законом о ККТ, придется либо покупать кассовый аппарат, либо рассчитываться через банк.

Стоит отметить, что принципиальной разницы между терминами «контрольно-кассовая машина» и «контрольно-кассовая техника» нет. Поэтому эти термины и их сокращения – ККМ и ККТ – могут употребляться как синонимы.

Приобретая ККТ, необходимо учесть требования, предъявляемые к ней Законом.

Во-первых, в наличных расчетах должна использоваться ККТ, внесенная в Государственный реестр. Он утвержден решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам от 22.10.93 г. № 3.

Во-вторых, ККТ должна иметь фискальную память. Этих условий необходимо придерживаться, чтобы не было претензий со стороны налоговой инспекции.

Обойти эти требования нельзя, так как аппараты, не состоящие на учете и обслуживании, налоговая инспекция регистрировать не будет. А без этого ККТ не могут использоваться в работе.

Для регистрации в налоговую инспекцию представляются следующие документы:

• заявление;

• паспорт ККТ;

• договор на обслуживание, заключенный с ЦТО или заводом-изготовителем;

• если приобретен аппарат, бывший в эксплуатации, то вместе с перечисленными документами представляется копия старой регистрационной карточки с отметкой о снятии его с учета в предыдущей налоговой инспекции.

Заявление на регистрацию ККТ составляется по специальной форме. Она имеется в налоговой инспекции. В течение пяти дней после подачи документов аппарат должен быть зарегистрирован. После этого можно им пользоваться.