Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетные лица – это работники организации, получившие авансом наличные деньги из кассы на хозяйственные, командировочные расходы, на приобретение материалов. Список должностей и лиц, имеющих право получать в кассе наличные деньги на хозяйственные и другие расходы, утверждается руководителем организации, а средства на командировки выдаются на основе его приказа.

Подотчетные суммы включают наличные денежные средства, выдаваемые персоналу организации, а в случае необходимости – другим физическим лицам на расходы в служебных командировках, представительские цели, приобретение материальных ценностей, оплату услуг, на расходы экспедиций, представительств и филиалов, не имеющих банковских счетов, но находящихся на удалении от своей организации, препятствующем их обслуживанию из центральной кассы.

Размер выдаваемых сумм ограничивается нормативами, устанавливаемыми Центральным Банком России для кассовых операций.

Основные документы, которые используются при учете расчетов с подотчетными лицами, включают следующий перечень:

• расходный кассовый ордер;

• приходный кассовый ордер;

• командировочное удостоверение;

• платежная ведомость;

• авансовый отчет;

• прочие (счет, квитанция, проездные билеты, торгово-закупочный акт и т.п.).

Выдача денег на хозяйственные расходы оформляется расходным кассовым ордером. Если руководителем организации письменно определен срок, на который эти деньги выданы, то подотчетное лицо обязано отчитаться за полученную сумму в течение трех дней после истечения установленного срока. С этой целью оно должно представить в бухгалтерию авансовый отчет. Если допущен перерасход полученной суммы, то по письменному распоряжению руководителя (путем записи в авансовом отчете) подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру выдается дополнительная сумма в погашение перерасхода.

Подотчетные суммы могут выдаваться путем перечисления денежных средств на персональную расчетную карту физического лица.

Если получена экономия суммы, то излишек должен быть сдан в кассу по приходному кассовому ордеру. Если в отведенные для авансового отчета сроки подотчетное лицо его не представило, то выданная ему сумма может быть причислена к его доходам и с нее должен быть удержан подоходный налог.

Выдача денег на командировочные расходы оформляется расходным кассовым ордером или (если в командировку отправляется группа людей) платежной ведомостью. Командировочные удостоверения выписываются, и деньги на командировку выдаются только на основании приказа руководителя, в котором должны быть указаны: цель командировки, место командировки и сроки командировки.

В соответствии со ст. 168 Трудового кодекса Российской Федерации в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику: расходы по проезду, по найму жилого помещения; дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные); иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведения администрации. Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом организации. При этом размеры возмещения не могут быть ниже размеров, установленных Правительством Российской Федерации для организаций, финансируемых из федерального бюджета.

С 1 января 2002 г. оплата суточных производится в размере 100 руб. за каждый день нахождения в командировке. Оплата найма жилого помещения – по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами, но не более 550 руб. в сутки, а при отсутствии подтверждающих документов – в размере 12 руб. в сутки.

Расходы по проезду к месту командировки и обратно оплачиваются по фактическим расходам, подтвержденным соответствующими документами (с учетом установленных ограни-чений на использование соответствующего транспорта).

Руководители организаций могут разрешить, в порядке исключения, производить дополнительные выплаты, связанные с командировками, сверх установленных норм. Дополни-тельные выплаты относят на себестоимость продукции. Однако для целей налогообложения затраты на командировки принимаются в установленных пределах.

К иным расходам, возмещаемым командировочному, могут быть отнесены:

1. стоимость провоза багажа, необходимого в служебной командировке;

2. расходы на страховые сборы по обязательному страхованию пассажиров, бронирование билетов, мест в гостиницах, предварительное приобретение билетов.

Подотчетные суммы учитывают на активном синтетическом счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Выдачу денежных авансов подотчетным лицам отражают по дебету
счета 71 и кредиту счета 50 «Касса».

Расходы, оплаченные из подотчетных сумм, списывают с кредита счета 71 в дебет счетов 10 «Материалы», 26 «Общехозяйственные расходы» и др. в зависимости от характера расходов. Возвращенные в кассу остатки неиспользованных сумм списывают с подотчетных лиц в дебет счета 50 «Касса». Аналитический учет расходов с подотчетными лицами ведут по каждой авансовой выдаче.

Не возвращенные подотчетными лицами суммы авансов списывают со счета 71 в дебет
счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Со счета 94 суммы авансов списывают в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (если они не могут быть удержаны из суммы оплаты труда работников).

При командировке работников за границу им выдается аванс в валюте страны команди-рования, исходя из установленных норм суточных и квартирных.

Полученную в банке валюту приходуют по счету 50 «Касса» с кредита счета 52 «Валютные счета». Выданная под отчет валюта списывается со счета 50 в дебет счета 71 и отражается в учете в валюте платежа и ее рублевом эквиваленте по курсу Центрального банка России на момент выдачи.

При возвращении из командировки и сдаче авансового отчета с приложением оправдательных документов задолженность подотчетных лиц списывается с кредита счета 71 в дебет счета 26 «Общехозяйственные расходы» и других счетов в зависимости от вида расходов по курсу на день представления отчета. При изменении за период командировки курса валют курсовая разница списывается на счет 91 «Прочие доходы и расходы»: положительная – на доходы (дебет счета 71, кредит счета 91), отрицательная – на расходы (дебет счета 91, кредит счета 71).

Аналитический учет по счету 71 ведут по каждой сумме, выданной под отчет.

Если подотчетных лиц много, можно вести их аналитический учет в ведомости следующей формы (табл. 8).

Таблица 8

Ведомость учета расчетов с подотчетными лицами