Документальное оформление расходования производственных запасов

Производственные запасы отпускают со склада организации на производственное потребле­ние, хозяйственные нужды, на сторону, для переработки и в порядке продажи излишних и нелик­видных запасов.

Для обеспечения контроля за расходованием материалов и правильного документального его оформления организации осуществляют соответствующие организационные мероприятия. Важным условием контроля за рациональным использованием материалов, например, является их разработка и применение норм расхода материальных ресурсов, а также отпуск на основе уста­новленных лимитов.

Норма расхода материальных ресурсов – максимально допустимое количество сырья, материалов, топлива, расходуемое на изготовление единицы продукции установленного качества, выполнение технологических операций и т.д.

Лимит отпуска материальных ресурсов – предельный объем материальных ресурсов, кото­рый может быть отпущен потребителю в планируемом периоде. Лимиты рассчитываются службой менеджеров на основе данных об объеме выпуска продукции и норм расхода материалов на единицу продукции.

Все службы организации должны иметь список должностных лиц, которым предоставлено право подписывать документы на получение и отпуск со склада материалов, а также выдавать разрешения на вывоз из организации материалов. Отпускаемые материалы должны быть точно взвешены, измерены и подсчитаны.

Расход материалов, отпускаемых в производство и на другие нужды, ежедневно оформляют лимитно-заборными картами.

Лимитно-заборная карта – документ по учету отпуска товарно-материальных ценностей, применяемый в предприятиях различных отраслей народного хозяйства, являющийся комбиниро­ванным накопительным документом, применяемым вместо разовых накладных. Образец лимитно-заборной карты по форме № М-8 приведен в табл. 3.

Лимитно-заборные карты выписываются соответствующей службой в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц.

Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой – складу. Кладовщик записывает количество отпущенного материала и остаток лимита в оба экземпляра карты и расписывается в карте цеха-получателя. Представитель цеха расписывается в получении материалов в карте, находящейся на складе.

Отпуск материалов со складов производят в пределах установленного лимита. Сверхлимит­ный отпуск материалов и замену одного материала другим (при отсутствии материала на складе) оформляют выпиской отдельного требования-накладной. При замене в лимитно-заборной карте материала делают запись: «Замена, смотри требование № ____», уменьшая остаток лимита. Не использованные в производстве и возвращенные на склад материалы записывают в лимитно-заборную карту без составления каких-либо дополнительных документов.

Таблица 3

Форма № М-8

Лимитно-заборная карта № 37

Организация OOО «Импульс»

Руководитель подразделения Начальник цеха _________________ Арсентьев

установивший лимит должность, подпись, расшифровка подписи

Руководитель подразделения Начальник цеха _________________ __Турчин

получивший материальные должность, подпись, расшифровка подписи

ценности

Заведующий складом ___________________ Иванова

Для учета движения материалов внутри организации также применяют однострочные или многострочные требования-накладные. Накладные составляют материально ответственные лица участка, отпускающие ценности, в двух экземплярах, один из которых с распиской получателя остается на месте, а второй с распиской лица, отпускающего ценности, передается получателю ценностей.

Отпуск производственных запасов сторонним организациям или своим хозяйствам, располо­женным за пределами организации, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывает служба менеджеров в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов.

При перевозке материалов автотранспортом вместо накладной применяют товарно-транс­портную накладную.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки учета материалов (см. ниже). С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получе­нии материалов в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательными документами.

В установленные дни документы по приходу и расходу материалов сдают в бухгалтерию организации по реестру приемки-сдачи документов, составленному в двух экземплярах. Первый из них сдается в бухгалтерию под расписку бухгалтера на втором экземпляре, второй остается на складе.

В небольших, особенно непроизводственных, организациях отпуск материалов на производ­ство продукции и оказание услуг осуществляется без оформления специальными документами. Фактически израсходованные материалы по их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске и реализации готовой продукции. Акты составляются, как правило, подекадно работником органи­зации, ответственным за приемку, хранение и продажу продукции. После утверждения руководи­телем организации акт служит основанием для списания соответствующих материалов.