Документальное оформление товарных операций и отчетность материально-ответственных лиц о наличии и движении товаров

Товарные операции совершаются на основании договоров купли-продажи. В оптовой торговле продажа товаров осуществляется на основании договора поставки, в розничной – по договору розничной купли-продажи.

Договор поставки заключается между организациями, т.е. юридическими лицами, например, между оптовой организацией и магазином. В договоре поставки регламентируются условия продажи товаров, обязанности продавца (оптовой организации) и покупателя (магазина), переход права собственности на товары, риска их случайной гибели, цена, последствия нарушения дого­вора и т.п. Договор заключается в письменном виде, к нему прилагается спецификация, в которой приводятся перечень товаров, предъявляемые к ним требования, продажная цена, стоимость каж­дого наименования и общая сумма, которая указывается в договоре.

По договору розничной купли-продажи покупателю передаются товары, предназначенные для личного, семейного, домашнего или иного использования, не связанного с предпринимательской деятельностью. Такой договор считается заключенным с момента выдачи покупателю кассового чека или иного документа, подтверждающего оплату товаров.

Продажа товаров производится по наличному и безналичному расчету. В оптовой торговле, как правило, расчеты между организациями осуществляются в безналичном порядке с расчетных счетов в обслуживающих банках, в розничной сети (магазинах, универмагах, универсамах и т.п.) оплата товаров происходит наличными деньгами через контрольно-кассовую машину с выдачей покупателям кассового чека. Кроме того, товары могут быть проданы в кредит с рассрочкой платежа или с использованием пластиковых карт.

Продажа товаров может осуществляться:

• по свободным отпускным ценам, увеличенным на сумму НДС;

• по государственным регулируемым оптовым ценам, увеличенным на сумму НДС;

• по государственным регулируемым розничным ценам, включающим НДС.

Если продажа товаров осуществляется за наличный расчет, то к ценам, увеличенным на НДС, добавляется налог с продаж.

Товарные операции оформляются первичными документами. Порядок документального оформления продаж в оптовых организациях зависит от способа отпуска и доставки товаров поку­пателям. Товары могут быть отпущены представителю покупателя со склада торговой органи­зации, отправлены автомобильным, железнодорожным, водным и другими видами транспорта.

Для получения товаров в месте нахождения поставщиков необходимо заполнить доверен­ность.

Основные унифицированные формы первичных документов по учету товаров утверждены Постановлением Госкомстата РФ № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций» (далее – Постановление № 132).

Оприходование товара осуществляется на основании накладной поставщика.

Движение товара от поставщика к потребителю оформляется товаросопроводительными документами, предусмотренными условиями поставки товаров и правилами перевозки грузов. Это накладная, товарно-транспортная накладная, железнодорожная накладная, счет или счет-фактура (п. 2.1.2 Методических рекомендаций по учету и оформлению операции приема, хранения и отпуска товаров в организациях торговли, утвержденных Письмом Роскомторга от 10 июля 1996 г. № 1-794/32-5).

Накладная в торговой организации может выступать как приходным, так и расходным товар­ным документом, должна выписываться материально ответственным лицом при оформлении отпуска товаров со склада, при принятии товаров в торговой организации. В накладной указывается номер и дата выписки; наименование поставщика и покупателя; наименование и краткое описание товара, его количество (в единицах), цена и общая сумма (с учетом налога на добавленную стоимость) отпуска товара. Накладная подписывается материально ответственными лицами, сдавшими и принявшими товар, и заверяется круглыми печатями организаций постав­щика и получателя.

Постановлением № 132 утверждена унифицированная форма № ТОРГ-12 «Товарная наклад­ная», а Постановлением Госкомстата РФ № 78 «Об утверждении унифицированных форм первич­ной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте» – унифицированная форма № 1-Т «Товарно-транспортная наклад­ная».

Товарная накладная выписывается в двух экземплярах:

• первый экземпляр передается на склад для отпуска товаров;

• второй экземпляр передается получателю товаров.

Оформленную накладную кладовщик, отпустивший товары, должен передать в бухгалтерию.

Кроме того, для приемки товаров может применяться унифицированная форма № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров».

Акт применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составля­ется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Приемка товара производится по фактическому наличию. При обнаружении отклонений по количеству, качеству, массе покупатель (покупатель-посредник) обязан приостановить приемку, обеспечить сохранность товара, принять меры к предотвращению его смешения с другим одно­родным товаром (продукцией), вызвать представителя поставщика (грузоотправителя) для состав­ления двустороннего акта. Если по каким-то уважительным причинам работа по приемке прерывалась, причины, условия хранения и перерывы фиксируются в акте соответственно.

Количество составляемых актов и комплектность документов обосновывается фактической ситуацией.

Если количество или качество поступивших товаров не совпадает с данными сопроводи­тельных документов поставщика, необходимо составить акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей (форма № ТОРГ-2 для отечественных товаров и форма № ТОРГ-3 для импортных товаров).

Акт по форме № ТОРГ-2 составляется в четырех экземплярах, а акт по форме № ТОРГ-3 – в пяти экземплярах.

Акты о приемке товаров по количеству составляются в соответствии с фактическим наличием товаров данным, содержащимся в транспортных, сопроводительных или расчетных документах, а при приемке их по качеству и комплектности – с требованиями к качеству товаров, предусмотрен­ными в договоре или контракте.

Акты составляются по результатам приемки членами комиссии и экспертом организации, на которую возложено проведение экспертизы, с участием представителей организаций поставщика и получателя или представителем организации-получателя с участием компетентного представи­теля незаинтересованной организации.

Акты составляются отдельно по каждому поставщику на каждую партию товара, поступив­шую по одному транспортному документу.

Товарно-материальные ценности, по которым не установлены расхождения по количеству и по качеству, в актах не перечисляются, о чем делается отметка в конце акта следующего содер­жания: «По остальным товарно-материальным ценностям расхождений нет».

При приемке товарно-материальных ценностей акты о приемке с приложением документов (счета-фактуры, накладные и т.д.) передаются в бухгалтерию под расписку и для направления претензионного письма поставщику или транспортной организации, доставившей груз.

Если товары поступили без сопроводительных документов, то составляют акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика (форма № ТОРГ-4). Этот же акт составляется, если товары приобретены у физического лица.

Акт составляют в день поступления товаров в двух экземплярах:

• первый экземпляр передают материально ответственному работнику, принявшему товары;

• второй экземпляр передают в бухгалтерию.

Акт подписывают члены комиссии, принимавшие товары, и утверждает руководитель органи­зации.

Для складского учета товаров используются:

• журнал учета товаров на складе (форма № ТОРГ-18);

• карточка количественно-суммового учета (форма № ТОРГ-28);

• товарный отчет (форма № ТОРГ-29).

В журнале учета товаров на складе кладовщик отражает каждую операцию по приходу или расходу товаров. Для каждого наименования товаров в журнале отводится отдельная страница.

Бухгалтерия ежемесячно сверяет данные бухгалтерского учета товаров с данными, отражен­ными в журнале.

Карточка количественно-суммового учета применяется в организациях торговли (на складах, базах) для аналитического учета тех товаров, которые учитываются в количественно-стоимостном выражении.

Карточка ведется отдельно на каждое наименование, сорт товара. При количественно-стоимо­стном учете однородные товары различного назначения, но имеющие одинаковую розничную цену, могут учитываться объединенно на одной карточке.

Записи в карточке производятся в количественном и стоимостном выражении на основании проверенных документов, представляемых в бухгалтерию материально ответственными лицами.

Товарный отчет применяется для учета товарных документов в организациях торговли за отчетный период, который утверждается руководителем организации.

Он составляется материально ответственным лицом в срок от 1 (ежедневно) до 10 дней, уста­новленный руководителем и главным бухгалтером торговой организации в зависимости от усло­вий работы.

Первичные приходные и расходные документы являются основанием для составления товар­ного отчета.

В адресной части товарного отчета указывается наименование организации, торговой единицы и структурного подразделения, фамилия и инициалы материально ответственного лица, лимит остатка товаров, номер отчета, период, за который составляется товарный отчет.

В приходной части товарного отчета отражается в стоимостном выражении остаток товаров на дату составления предыдущего товарного отчета и поступление товаров и тары по сопроводи­тельным документам.

Каждый приходный документ (источник поступления товаров, номер и дата документа, сумма поступивших товаров) записывается отдельно, затем рассчитывают общую сумму оприходо­ванных товаров за отчетный период и итог прихода с остатком на начало периода. В расходной части товарного отчета подсчитывают общую сумму расхода товаров за отчетный период. Каждый расходный документ отражается отдельной строкой (продажа товаров мелким оптом, возврат недоброкачественных товаров, переброска товаров).

Основой товарного отчета является подтверждение товарного остатка. Товарные отчеты составляются материально ответственными лицами в двух экземплярах. Первый экземпляр отчета вместе со всеми оправдательными документами, подтверждающими поступление или выбытие товаров, представляется в бухгалтерию организации, а второй с распиской бухгалтера о приеме отчета остается у материально ответственного лица.

Все приходные и расходные документы, на основании которых составляются товарные отчеты, следует располагать в хронологическом порядке.

Нумерация товарных отчетов должна быть последовательной с начала и до конца года с первого номера. Товарные отчеты материально ответственных лиц, приступивших к работе не с начала года, нумеруются с начала их работы.

При перемещении товаров внутри организации (например, при передаче со склада на склад или со склада в торговый зал) составляется накладная на внутреннее перемещение, передачу товаров, тары (форма № ТОРГ-13). Накладную составляет работник, выдающий товары со склада, в двух экземплярах:

• первый экземпляр остается на складе;

• второй – передается работнику, получающему товары.

Оба экземпляра накладной сдаются в бухгалтерию.