Оперативный учет численности работников и отработанного времени

Этот учет ведется на основании первичных документов. Для учета личного состава, начисле­ния и выплат заработной платы используют унифицированные формы первичных учетных доку­ментов, утвержденные постановлением Госкомстата РФ от 05.01.04 г. № 1.

Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1) и приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а) применяются для оформления и учета принимае­мых на работу по трудовому договору (контракту). Составляются лицом, ответственным за прием, на всех лиц, принимаемых на работу в организацию.

Личная карточка работника (форма № Т-2) и Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) заполняются на лиц, принятых на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об окончании учебного заведения и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником.

Личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС) применяется для учета лиц, замещающих государственные должности государственной службы.

Штатное расписание – утвержденный соответствующими органами перечень численного состава сотрудников какого-либо учреждения с указанием должностей и окладов. Штатное распи­сание (форма № Т-3) применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации.

Учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма № Т-4) применяется в научных, научно-исследовательских, научно-производственных, образовательных и других учре­ждениях и организациях, осуществляющих деятельность в сфере образования, науки и техноло­гии, для учета научных работников.

На каждого научного и научно-педагогического работника ведется также личная карточка (форма № Т-2).

Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5) и приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а) используются для оформления и учета перевода работника (ов) на другую работу в организации.

Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6) и приказ (распо­ряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а) применяются для оформления и учета отпусков. На основании приказа делаются отметки в личной карточке, лицевом счете и производится расчет заработной платы, причитающейся за отпуск, по форме № Т-60 «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику».

График отпусков – расписание очередности предоставления отпусков рабочим и служащим данного предприятия, учреждения, организации (цеха, участка). График отпусков (форма № Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпус­ков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам.

Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работни­ком (форма № Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). На основании приказа делается запись в личной карточке, лицевом счете, трудовой книжке, производится расчет с работником по форме № Т-61 «Записка-расчет при прекращении действия трудового договора (контракта) с работником».

Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки.

При необходимости указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, другие условия направления в командировку.

Командировочное удостоверение – документ, выдаваемый работнику, который выполняет служебное поручение вне постоянного места работы, то есть находится в командировке. Команди­ровочное удостоверение (форма № Т-10) является документом, удостоверяющим время пребыва­ния работника в служебной командировке.

Командировочные расходы – затраты по возмещению расходов работников при выполнении ими служебного задания вне места постоянной работы.

Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а) используются для оформления и учета служебного задания для направления в командировку, а также отчета о его выполнении.

Приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11) и приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а) применяются для оформления и учета поощрений за успехи в работе.

Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы (форма № Т-12) и табель учета использования рабочего времени (форма № Т-13) применяют для осуществления табельного учета и контроля трудовой дисциплины. Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, а форма № Т-13 – только для учета использования рабочего времени.

Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных. Бланки табеля с частично заполненными реквизитами могут быть созданы с помощью средств вычисли­тельной техники. В этом случае форма табеля изменяется в соответствии с принятой технологией обработки данных.

Независимо от формы первичные документы содержат в себе, как правило, следующие рекви­зиты (показатели): место работы (цех, участок, отделение); время работы (дата); наименование и разряд работы (операции); количество и качество работы; фамилии, инициалы, табельные номера и разряды рабочих; нормы времени и расценки за единицу работы; сумму заработной платы рабо­чих; шифры учета затрат, на которые относится начисленная заработная плата; количество нормо-часов по выполненной работе.

Сгруппированные за месяц на основании табелей показатели характеризуют трудовые ресурсы по предприятию в целом. Эти показатели необходимы для контроля за использованием рабочей силы на производстве, ликвидации простоев, сокращения невыходов на работу, устране­ния других непроизводительных затрат рабочего времени и для составления информации по труду.

На многих предприятиях успешно используются приемы рационального учета отработанных часов. В табелях отражают только отклонения от нормальных условий работы, например: невы­ходы на работу определяются по отсутствующим пропускам; учет рабочего времени ведется во многих случаях путем регистрации только неотработанных часов. На основании данных о невы­ходах на работу и неотработанных часах определяется отработанное время.